Projektų valdymo įrankiai - Pagalba projektų vadovams

Šiame „Edureka“ straipsnyje apie projektų valdymo įrankius kalbama apie įvairių projektų valdymo įrankių, naudojamų įvairiose srityse, svarbą ir naudojimą.

Veiksminga projektų valdymas yra būtina kalbant apie sėkmingus projektus. Valdyti nedidelio masto projektą yra paprasta, tačiau viskas tampa tikrai sudėtinga, kai komandos dydis pradeda augti. Vienu metu valdyti visas užduotis ir žmones, susijusius su projektu, gali būti sudėtinga spręsti. Tai kurvaizduojamos projekto valdymo priemonės. Šiame straipsnyje aptarsiu viską, ką reikia žinoti prieš pasirenkant savo projekto valdymo įrankius.

Toliau pateikiamos temos, kurias aptarsiu šiame straipsnyje:





Projektų valdymo apžvalga

„Projektų valdymas yra komandos darbo inicijavimo, planavimo, vykdymo, kontroliavimo ir uždarymo disciplina, norint pasiekti konkrečius tikslus ir atitikti konkrečius sėkmės kriterijus.“

kas yra kvadoopas hadope

- Vikipedija



Paprasčiau tariant, yra visos su projektu susijusios veiklos organizavimo ir valdymo procesas. Tai padeda valdytiprojektas nuo pat jo pradžios iki apibrėžtos pabaigos, kurio idealus tikslas - pasiekti rezultatą laiku ir neviršijant biudžeto. Tinkama projekto valdymo sistemaįkūnija projekto gyvavimo ciklą ir penkias pagrindines projekto valdymo proceso grupes. Šios procesų grupės apjungia 10 žinių sričių ir 49 procesus, kurie dažnai veikia tuo pačiu metu projekte arba su vienarūšėmis įvestimis ir išvestimis. Šios grupės yra:

  1. Inicijavimas: Šioje proceso grupėje apibrėžiama pradinė projekto apimtis ir skiriami ištekliai.
  2. Planavimas: Šioje proceso grupėjenumatomas atitinkamas projekto detalumo lygis.
  3. Vykdoma: Šis procesasgrupėsusideda iš procesų, kurie naudojami projekto valdymo plane apibrėžtam darbui užbaigti.
  4. Stebėjimas ir kontrolė: Ši proceso grupė apima projekto rezultatų stebėjimą, peržiūrą ir reguliavimą.
  5. Uždarymas: Ši proceso grupė yra svarbi projekto valdymo dalis, atliekama siekiant užbaigti visą projekto veiklą projekto užbaigimui.

Dabar jūs jau turite suprasti, kad projektų valdymas yra užsitęsęs procesas. Visas šis procesas guli tik ant projekto vadovo pečių. Valdyti ir organizuoti projektą visai nėra lengva užduotis. Jei projekto vadovas nėra pakankamai kvalifikuotas, yra didelė tikimybė, kad jūsų projektas gali neduoti laukiamų rezultatų. Šiais laikais, norėdami įrodyti savo tvirtumą ir kompetenciją šioje srityje, projektų vadovai dažnai renkasi tokius sertifikatus kaip PMP. Parašiau išsamų straipsnį apie kuriuo galite gauti daugiau informacijos.

Na, projekto valdymo koncepcija siekia XIX a. Pradžią, tačiau XX a. Viduryje buvo pripažinta kaip atskira profesija. Projektų vadovai pradėjo naudoti tradicinius įrankius, tokius kaip rašikliai ir popierius, kad galėtų sekti veiklą, kur viskas turėjo būti padaryta rankiniu būdu.Tačiau tobulėjant technologijoms, projektų vadovai dabar naudoja įvairias projektų valdymo priemones, kad pagreitintų ir palengvintų visą darbo procesą.



Kitame šio straipsnio skyriuje aš jums suteiksiu išsamų supratimą apie tai, kas yra projekto valdymo įrankiai ir kaip juos naudoti.

Projektų valdymo įrankiai

Projektų valdymo priemonės iš esmės yraįrankiai, padedantys asmeniui ar komandai efektyviai organizuoti darbą ir valdyti projektus. Tai gali būti atvira ar mokama programinė įranga, kurią galima nusipirkti internete.

Kadangi projektų valdymas yra sudėtinga užduotis, susidedanti iš daugybės sudėtingų veiklų, projektų valdymo priemonės dažnai veikia kaip pagalba projektų vadovams. Rinkoje yra įvairių rūšių projektų valdymo priemonių. Jie gali būti automatizuoti programine įranga arba valdomi rankiniu būdu. Kaip nevienas įrankis tenkina visus projekto valdymo poreikius, kadangi esate projekto vadovas, turite pasirinkti projekto valdymo įrankį, kuris geriausiai tinka jūsų projektui ir valdymo stiliui. Šios priemonės ne tik atima projekto vadovo darbo krūvį, bet ir padeda standartizuoti visos komandos darbą ir rutiną.

Projektų valdymo įrankiai paprastai apibrėžiami pagal skirtingas siūlomas funkcijas. Jie apima, bet neapsiriboja:

„PM Tools“ savybės - projektų valdymo įrankiai - „Edureka“

1. Planavimas ir planavimas

Planavimas ir planavimas yra svarbios bet kurio projekto valdymo įrankio savybės. Norint tinkamai valdyti ir sinchronizuoti komandą, labai svarbu, kad kiekvieno komandos nario užduotys ir pareigos būtų matomos ir skirtingos. Geras projekto valdymo įrankis padės jums be vargo planuoti ir paskirstyti užduotis savo komandos nariams kartu su numatytomis datomis. Tai taip pat padės nustatyti prioritetus ir nuspręsti dėl terminų. Be to, ji jums praneš apie kiekvieną kartą, kai jūsų projektas artėja prie numatytos pabaigos datos, tačiau jūsų veikla vis dar nebaigta.

2. Bendravimas ir bendradarbiavimas

Bendravimas ir bendradarbiavimassu komanda viename įrankyje, nereikia keisti skirtingų ekranų ir programinės įrangosyra gyvybiškai svarbios bet kurio sėkmingo projekto dalys. Visi projekto valdymo įrankiai paprastai yra su prietaisų skydeliu, kuriame projekto vadovas gali stebėti komandą ir projekto pažangą. Be to, komandos nariai gali susipažinti su vienas kito darbu per informacijos suvestinę. Keletas kitų funkcijų, kurios yra būtinos bendradarbiaujant bet kuriame projekto valdymo įrankyje, yra būsenos pasidalijimas, komentavimas, stebėjimas, versijų istorija ir kt.

3. Dokumentacija

Vadovo dokumentų saugojimas gali būti varginanti užduotis. Net dedant visas pastangas vis tiek yra klaidų galimybė, kuri tikrai nėra gera žinia jūsų projektui. Taigi projekto valdymo priemonės dažnai apima dokumentacijos funkcionalumą, kai aJūsų projekto informacija bus prieinama vienoje vietoje. Ši informacija gali apimtiplanuojamos / atliktos užduotys, išteklių duomenys, atsiskaitymo informacija ir pan.

4. Išteklių valdymas

Optimizavus projekto išteklius galima tikrai sumažinti projekto užbaigimo laiką ir kainą. Taigi efektyvi išteklių valdymo funkcija jūsų projekto valdymo įrankyje gali būti tikrai naudinga ir patogi. Tai suteiks išsamią viso projekto išlaidų apžvalgą, kuri toliau bus suskirstyta į įvairių išteklių kainą. Šie ištekliai gali būti materialūs, žmogiškosios jėgos, išlaidos ir pan. Taigi, naudodamiesi projekto valdymo įrankiu, galėsite optimizuoti šiuos išteklius ir efektyviai valdyti visus projekto procesus.

5. Rizikos įvertinimas

Rizikos niekada negalite numatyti. Dėl nenumatytų įvykių (stichinės nelaimės, recesijos ir pan.) Gali būti paveikta jūsų projekto užduotis, pvz., Trukmė, jo eiga, terminai, biudžetas, dalyviai ir kt. Projekto vadovas turi mokėti apskaičiuoti tokio pobūdžio riziką, tačiau jei naudojate projekto valdymo įrankį, jis turi atlikti šią užduotį už jus. Ypač ilgalaikiams projektams gali turėti įtakos daugybė veiksnių. Šių įrankių pagalba galite būti pasirengę bet kokiai jūsų keliamai rizikai ir tiksliau spręsti tokias situacijas.

6. Ataskaitos

Norint sėkmingai įgyvendinti projektą, reikia išsamiai įžvelgtitrūkumai ir problemos, kuriems reikia skubaus dėmesio ir sprendimo. Kai nuspręsite dėl savo projekto valdymo įrankio, turite įsitikinti, kad jame yra dvi svarbiausios funkcijos: įžvalgios ataskaitos ir „Key Performance Indicator“ (KPI) informacijos suvestinės. Be to, naudodami tinkamus ataskaitų teikimo įrankius, galite kurti pritaikomas ataskaitas ir surinkti visus anksčiau įterptus projekto duomenis.

7. Bazinė padėtis ir įvertinimas

Projektuipagrindinė linija turi būti aiškiai apibrėžta pačioje projekto plano pradžioje, pagal kurią galite įvertinti ir palyginti savo projekto pažangą. Dabar projekto valdymo įrankis turi turėti šią funkciją, kad vadovas galėtų palyginti realaus laiko dalykų būklę su įvertinimu ir analizuoti nukrypimus. Rinkoje yra įvairių įrankių, siūlančių automatines pradines parinktis, todėl rinkdamiesi įrankį rinkitės protingai.

Projektų valdymo įrankių poreikis

1. Standartizuotas metodas

Projektų valdymo priemonės standartizuotai nurodo visą projekto kūrimo procesą. Naudodamiesi įrankiu, aprojekto vadovas gali organizuoti visą procesą naudodamas šablonus ir kitas supervizijas. Tai padeda jiems užtikrinti, kad projektai vyktų taip, kaip jie buvo suplanavę, nesukeldami bėgių.

2. Stebėjimas

Labai svarbu sekti projekto pažangą, ypač jei tai trunka ilgai. Projektų valdymo programinė įranga specializuojasi šioje funkcijoje ir dauguma jų teikia užduočių ir veiklos pažangos stebėjimo sistemą realiuoju laiku. Šios priemonės padeda stebėti ir stebėti įvairiasprojekto etapai. Jie taip pat gali numatyti, ar projektas sugebės laikytis laiko juostos, laikydamasis dabartinio tempo. Taigi tai labai naudinga laiku užbaigiant projektą ir sumažinant išlaidas.

3. Efektyvus valdymas

Projekto valdymo priemonės suteikia išsamią projekto apžvalgą, kuri padeda projekto vadovui suderinti užduotis ir nustatyti jų prioritetus.Naudodamiesi jais, projekto vadovas gali būti organizuotesnis ir sistemingesnis planavimo, planavimo, pažangos stebėjimo, dokumentavimo, biudžeto valdymo, išteklių paskirstymo, rizikos valdymo ir kt. Požiūriu. Naudodamiesi projekto valdymo įrankiais, galite lengvai išlaikyti savo sritį ir stebėti pažangą.

4. Efektyvus biudžeto planavimas

Biudžetas yra viena iš pagrindinių bet kurio projekto varomųjų jėgų. Norint įgyvendinti sėkmingą ir savalaikį projektą numatytame biudžete, reikia daug planuoti ir kontroliuoti. Projekto valdymo įrankis turi padėti projekto vadovui išeiti iš šios keblios padėties ir suplanuoti tinkamą biudžetą.

5. Optimizuotas sprendimų priėmimas

Viską turint vienoje vietoje, projektų valdymo priemonės dažnai lemia geresnį sprendimų priėmimą. Kadangi turite visus realaus laiko parametrus, susijusius su projekto užduotimi ir veikla,sprendimų priėmimo procesas tampa patobulintas ir tikslesnis.

6. Geresnis bendravimas

Projekto valdymo priemonės sukuria lengvą bendravimo kanalą ne tik su vidiniais projekto nariais, bet ir su išorės nariais, tokiais kaip klientai ir suinteresuotosios šalys. Naudojant šias priemones, informacijos srautas tampa aiškus ir tikslus apie bet kokią su projektu susijusią užduotį ar veiklą.

7. Dalijimasis dokumentais

Dalijimasis dokumentais yra gyvybiškai svarbi veikla bet kuriame projekte, o naudojant projekto valdymo įrankius ši užduotis tampa be vargo. Taileidžia projekto suinteresuotosioms šalims rasti išsamesnius dokumentus, laidų rėmus, specifikacijas ir kt., siekiant užtikrinti skaidrumą ir komunikaciją.

8. Padidėjęs klientų pasitenkinimas

Kai viskas bus padaryta atsižvelgiant į numatytas sritis ir biudžetą bei aukščiausios kokybės kokybę, klientai bus patenkinti.Veiksmingos projekto valdymo priemonės suteikia funkcijų, leidžiančių palaikyti šiuos kliento ir tiekėjo santykius net ir baigus projektą.

Geriausi projektų valdymo įrankiai rinkoje

Žemiau aš išvardijau 10 geriausių rinkoje esančių projektų valdymo įrankių:

1. Wrike

Wrike yra galinga internetinė projektų valdymo programinė įranga, užtikrinanti visišką projekto užduočių matomumą ir kontrolę. Tai apdovanojimų pelniusi programinė įranga, skirta internetiniam projektų valdymui ir padedanti pagerinti darbo spartą ir efektyvumą tiek kartu įsikūrusiose, tiek paskirstytose grupėse.

2. Asana

Asana yra internetinė ir mobilioji projektų valdymo programa, sukurta padėti komandoms sekti jų darbą. Pradėti paprasta, bet pakankamai galinga, kad galėtumėte valdyti visą savo verslą. Tai suteikia daugybę funkcijų, kurios gali padėti jūsų organizacijai ir sekti darbą taip, kad atitiktų kiekvienos komandos darbo eigą, suteikiant komandos draugams skaidrumo ir aiškumo.

3. Trello

Trello yra internetinė projektų valdymo programa, sukurtaRūkas UpelisPrograminė įranga iryrašiuo metu priklauso „Atlassian“. Nuo pradedančiųjų iki „Fortune 500“ kompanijų „Trello“ suteikia vizualų būdąkomandoms bendradarbiauti įgyvendinant bet kokį projektą. Jis yra nepaprastai lankstus ir lengvai naudojamas. Naudodamas kanban stiliaus valdymą, jis seka kiekvieną detalę, nesvarbu, ar tai didelis vaizdas, ar minutės detalė.

4. JIRA

jira - Projektų valdymo priemonės - „Edureka“

JIRA yra projekto valdymo įrankis, kuris labiau naudojamas klaidų ir problemų stebėjimui.Naudodamiesi JIRA tugali lengvai planuoti, sekti ir valdyti judrius programinės įrangos kūrimo projektus, pritaikydamas darbo eigą ir komandos bendradarbiavimą. Jame pateikiamos specialios judrios programinės įrangos kūrimo funkcijos, kurios padeda komandoms susitelkti į iteracinės ir prieauginės vertės teikimą kuo greičiau su pritaikomomis skydinėmis lentomis.

yra sunku išmokti

5. „Basecamp“

„Basecamp“ yra realaus laiko komunikacijos priemonė, padedanti komandoms likti tame pačiame puslapyje irmažiau atliekant tradicines projektų valdymo užduotis. Tai patikima paslauga, siūlanti paprastą sąranką ir trumpą mokymosi laiką. Kartu su darbų sąrašais tampa lengviau tvarkyti kalendorius, terminus ir dalijimosi failais funkcijas.

6. Zoho

Zoho yra nemokama internetinė projektų valdymo programinė įranga, leidžianti padaryti jūsų verslo projektus produktyvesnius ir užbaigti juos per nustatytą laiką. Naudodamiesi „Zoho“ galite gauti išsamią įžvalgądiagramos ir ataskaitos sklandžiai bendradarbiaudami su savo komanda, klientais, pardavėjais ar konsultantais.

7. Podiumas

Podiumas yra debesies pagrindu sukurta bendradarbiavimo paslauga, kurią palaiko „Citrix“.Taiyra socialinio bendradarbiavimo įrankis, kuriame galima kurti programas ir sukurti darbo sritis, kad būtų palaikomos pageidaujamos darbo eigos ir efektyviau. Tai puikus įrankis bendradarbiavimui sustiprinti, nes jis leidžia susisiekti su kolegomis per vidinį socialinį tinklą ir kalbėtis.

8. „FreedCamp“

„Freedcamp“ yra internetinė projektų valdymo priemonė ir organizavimo sistema. Juo gali naudotis avienas ar keli vartotojai, kurie bendradarbiauja naudodamiesi debesų kompiuterija. Tai ideali priemonė tiems žmonėms ir įmonėms, kurie nori kontroliuoti savo projektus, išteklius, biudžetą, laiką ir pan.„Freedcamp“ daugiausia padeda jums pagerinti darbo eigą, nustatyti tikslus ir pasiekti tikslus per nurodytą laiką ir biudžetą.

9. Scoro

Scoro yra išsamus sprendimas, kuris integruoja visas funkcijas, reikalingas bet kuriai projektų valdymo programinei įrangai. Naudodamiesi „Scoro“, galite valdyti visą savo įmonę vienoje vietoje, t. Y. Ji sujungia jūsų skirtingas sistemas ir daugybę skaičiuoklių į vieną įrankį. Iš esmės tai yra programinės įrangos kaip paslaugos sprendimas profesionalioms ir kūrybinėms paslaugoms.

10. „Microsoft Project“

MS projektas yra „Microsoft“ teikiamas projektų portfelio valdymo įrankis. Tai suteikia debesųremiantisir vietos parinktis. Tai taip pat teikia integruotas planavimo priemones, kurios padeda organizuoti ir išlaikyti skirtingus projektus, įskaitant kasdienes užduotis ir bendrą kryptį.

Tai buvo 10 geriausių įrankių rinkoje. Rinkoje yra daugiau įrankių, kurie naudojami įvairiose srityse. Tuo baigsiu šį straipsnį apie projektų valdymo įrankius. Tikiuosi, kad tai padėjo padidinti jūsų žinių vertę. Prieš pradėdami savo projektą, galite kreiptis į mano straipsnis.

Jei radote šį straipsnį „Projektų valdymo įrankiai ' Aktualus, patikrinkite sukūrė „Edureka“ - patikima internetinė mokymosi įmonė, turinti daugiau nei 250 000 patenkintų besimokančiųjų tinklą.

Turite mums klausimą? Prašau paminėti tai komentarų skiltyje ir mes su jumis susisieksime.