Projekto komunikacijos valdymas: kaip užtikrinti sėkmę?

Šiame straipsnyje apie projekto komunikacijos valdymą kalbama apie vieną iš dešimties projektų valdymo sistemos žinių sričių. Tai sužinos apie įvairius procesus, įvestis, įrankius ir išvestis, susijusias su šia žinių sritimi.

Remiantis PMI apklausos ataskaita, buvo nustatyta, kad dėl neefektyvios komunikacijos vienas iš penkių projektų yra nesėkmingas. Siekiant užtikrinti, kad sėkmė, projekto vadovas turi kuruoti efektyvų projekto komunikacijos valdymą. Šiame projekto komunikacijos valdymo straipsnyje aš jums pateiksiu išsamią apžvalgą, kaip sistemingas bendravimas yra įtvirtinamas projekte ir kokie yra įvairūs jame vykstantys procesai.

Toliau pateikiamos temos, kurias aptarsiu šiame projekto laiko valdymo straipsnyje:





Norėdami įsisavinti visas projekto valdymo sąvokas, galite patikrinti mūsų struktūrizuotą programa, kurioje vadovausitės instruktoriai.

Kas yra projekto komunikacijos valdymas?

Projekto komunikacijos valdymas, pasak ,
Projektų komunikacijos valdymas apima procesus, būtinus užtikrinti, kad projekto ir jo suinteresuotųjų šalių informacijos poreikiai būtų patenkinti plėtojant artefaktus ir įgyvendinant veiklą, skirtą efektyviam informacijos mainams pasiekti.

komunikacijos valdymas - projekto komunikacijos valdymas - EdurekaTai yra viena iš dešimties pagrindinių žinių sričių, kuri yra projekto valdymo pagrindo pagrindas ir vaidina svarbų vaidmenį išlaikant visą projekto komandą tame pačiame puslapyje. Neturint tinkamo komunikacijos valdymo, visa gali subyrėti, nes dėl bendravimo trūkumo gali suskaidyti įvairius procesus. Tai gali dar labiau pakenkti galutiniam rezultatui ir sukelti nesėkmingą projektą.



lentos pamoka žingsnis po žingsnio

Projektų komunikacijos valdymas apima įvairiusprocesai, užtikrinantys, kad teisinga projekto informacija pateikiama teisingoms komandoms ir tinkamu laiku. Veiksmingas bendravimas padeda užmegzti sveikus santykius tarp įvairių suinteresuotųjų šalių, turinčių skirtingą kultūrinę ir organizacinę aplinką, kompetencijos lygį, interesus ir perspektyvas. Visi kartu jie gali turėti įtakos projekto vykdymui ir galutiniam produktui.Visas projekto komunikacijos valdymo procesas yra dviejų dalių sujungimas:

  1. pirma dalis rengia strategiją, užtikrinančią efektyvią komunikacijos sistemą suinteresuotosioms šalims.
  2. antra dalis siekia atlikti veiksmus, reikalingus komunikacijos strategijoms įgyvendinti.

Vidutiniškai projekto vadovas bendravimui skiria apie 85–90% viso projekto laiko. Taigi už a , labai svarbu išlaikyti efektyvų komunikacijos srautą. Norėdami tai padaryti, jis turi nuspręsti dėl projekto strategijos pačioje projekto pradžioje ir jos laikytis per visą projekto gyvavimo ciklą. Kai kurie labai rekomenduojami kurios padeda užmegzti veiksmingą komunikaciją, išvardytos toliau:

  • Stiprus aktyvus klausymas
  • Mokantis rašyti
  • Sklandus kalbėjimo sugebėjimas
  • Klausinėja ir tyrinėja idėjas
  • Lūkesčių nustatymas ir valdymas
  • Motyvuojanti komanda tapti ir išlikti įsitraukusiam
  • Vadovas komandai pagerinti našumą
  • Konfliktų sprendimas
  • Gebėjimas apibendrinti ir pakartoti
  • Nustatykite kitą efektyviausią žingsnį

Kartu su aukščiau išvardytais įgūdžiais projekto vadovas taip pat turi vadovautis 5 C komunikacijos, kuri padės sukurti nenutrūkstamą ir sistemingą bendravimą viso projekto metu. Šie penki C yra:



Kalbant apie , bendravimas gali būti įvairių tipų:

  1. Rašytinė komunikacija: Tai yra viena tiksliausių komunikacijos formų, perduodama korespondencijos terpėje. Jis gali būti toliau išskirstytas į dvi formas:
    1. Rašytinis Oficialus: Projekto chartija, apimties ataskaita, projekto planas, WBS, projekto būklė, sudėtingi klausimai, su sutartimis susijusios komunikacijos, atmintinės ir kt.
    2. Rašytinis neformalus: paštas, pastabos, laiškai, reguliarus bendravimas su komandos nariais ir kt.
  2. Žodinis bendravimas: Šio tipo ryšiai yra labai lankstūs, jie atliekami per asmeninius kontaktus, komanda susitinka, telefonu ir kt. Tai galima toliau skirstyti į dvi formas:
    1. Žodžiu Oficialus: Pranešimai, kalbos, derybos ir kt.
    2. Neformalus žodžiu: Pokalbis su komandos nariais, projekto susitikimai, pokalbiai kambaryje ar karo kambaryje ir kt.
  3. Neverbalinė komunikacija: Tai yra paprasčiausia bendravimo forma ir maždaug 55% bendravimo vyksta šia forma.Bendrieji tokio tipo bendravimo pavyzdžiai yra veido išraiška, rankų judesiai, balso tonas kalbant ir kt.

Tikiuosi, kad dabar jūs geriau suprasite, kas yra projekto komunikacijos valdymas. Kitame skyriuje kalbėsiu apie tai, kaip komunikacijos valdymas naudingas organizacijai.

Komunikacijos valdymo pranašumai

  • Lūkesčiai: Projekto komunikacijos planas padeda nustatyti standartus, kaip ir kada turėtų vykti bendravimas.Tai padeda vadovui išlaikyti projekto kontrolę ir užtikrinti, kad visi suinteresuoti subjektai gautų reikiamą informaciją.
  • Nuoseklumas: Turėdamas tinkamą komunikacijos planą, projekto vadovas tampa nuoseklesnis tvarkydamas projekto veiklą. Be to, tai suteikia komandos nariams nurodymus, kuriais vadovaudamiesi jie gali nuosekliai bendrauti su likusiais komandos nariais ir suinteresuotaisiais subjektais.
  • Našumas: Veiksmingas projekto valdymo planas informuoja visus komandos narius apie projekto įvykius. Tokiu būdu jie visada aprūpina reikalingą informaciją, užuot sustabdę darbą ir ieškodami trūkstamos informacijos.
  • Rezultatas: Tai sukuria tinkamą ir aiškų komandos ir suinteresuotųjų šalių bendravimo kanalą, kuris užtikrina, kad komanda žinoto, ko suinteresuotosios šalys nori, ko reikia ir ko tikisi iš projekto rezultatų.
  • Kontroliuojamas ryšys: Komunikacijos valdymas taip pat užtikrina, kad reikiama informacija bus pristatyta reikiamiems žmonėms ir tinkamu laiku. Tai nepalieka vietos neaiškumams ar painiavai ir užtikrina sklandų bendravimą.
  • Projekto komandos bendradarbiavimas: Geras bendravimas dažnai lemia geresnį komandos narių bendradarbiavimą ir sustiprina dėmesį visumai.
  • Efektyvus pradžios seansas: Gerai organizuotas komunikacijos valdymo planas suteikia gerą pradžią projektamsužtikrina, kad projektas ir metodikos būtų aptartos ir peržiūrėtos aukšto lygio. Tai užtikrinus, komandos nariai išreiškia ir susitaria dėl tolesnių komunikacijos procesų, kurie jiems suteikia aiškų vaizdą, kas bus toliau ir koks yra jų vaidmuo projekte.

Projekto komunikacijos valdymo procesai

Projekto komunikacijos valdymo žinių sritį sudaro šie trys procesai:

kas yra pitakui anakonda

1. Planuokite komunikacijos valdymą

Plano komunikacijos valdymas yra pradinis projekto komunikacijos valdymo žinių srities procesas. Šiame procese yra sukurtas sistemingas ir efektyvus veiklos, susijusios su projekto komunikacija, planas. Daugiausia naudojama tokia informacija kaip kiekvieno suinteresuoto asmens ir komandos reikalavimas, turimas organizacinis turtas ir projekto poreikiai. Plano komunikacijos valdymo procesas periodiškai atliekamas visoje programoje . Tai visų pirma padeda laiku pateikti svarbius duomenis taikant dokumentais pagrįstą metodą, leidžiantį suinteresuotosioms šalims veiksmingai įsitraukti.

Plano komunikacijos valdymas apima įvairius įnašus, įrankius, metodus ir išvestis, kuriuos aš išvardinau žemiau esančioje lentelėje:

Įvestys Įrankiai ir metodai Rezultatai
  1. Projekto chartija
  2. Projekto valdymo planas
    • Išteklių valdymo planas
    • Suinteresuotųjų šalių įtraukimo planas
  3. Projekto dokumentai
    • Reikalavimų dokumentacija
    • Suinteresuotųjų šalių registras
  4. Įmonių aplinkos veiksniai
  5. Organizacinis proceso turtas
  1. Eksperto sprendimas
  2. Ryšio reikalavimų analizė
  3. Ryšių technologijos
  4. Bendravimo modeliai
  5. Bendravimo metodai
  6. Tarpasmeniniai ir komandos įgūdžiai
    • Bendravimo stilių vertinimas
    • Politinis supratimas
    • Kultūrinis sąmoningumas
  7. Duomenų pateikimas
    • Suinteresuotųjų šalių įsitraukimo vertinimo matrica
  8. Susitikimai
  1. Ryšių valdymasPlanas
  2. Projekto valdymo planasAtnaujinimai
    • Suinteresuotųjų šalių dalyvavimasPlanas
  3. Projekto dokumentų atnaujinimai
    • Projekto tvarkaraštis
    • Suinteresuotųjų šalių registras

2. Tvarkyti ryšius

Antrasis projekto komunikacijos valdymo procesas yra „Ryšių valdymas“, kurio pagrindinis tikslas - tinkamai ir laiku rinkti, kurti, platinti, saugoti, gauti, valdyti, stebėti ir galiausiai disponuoti projekto informacija. Jis atliekamas per visą projekto gyvavimo ciklą, siekiant užtikrinti pastangų ir efektyvų informacijos srautą iš projekto komandos suinteresuotosioms šalims ir atvirkščiai. Šis procesas taip pat padeda nustatyti įvairius efektyvaus bendravimo aspektus ir tinkamiausius metodikos , technologijos ir metodai. Be to, tai leidžia visai komunikacijos sistemai būti lankstesnei, suteikiant vietos bet kokiems metodų ir metodų koregavimams. Tai padeda patenkinti besikeičiančius suinteresuotųjų šalių poreikius ir poreikius, nenutraukiant komunikacijos srauto.

Žemiau esančioje lentelėje aš išvardijau visą įvesties, įrankių, metodų ir rezultatų, susijusių su ryšių valdymo procesu, sąrašą:

Įvestys Įrankiai ir metodai Rezultatai
  1. Projekto valdymo planas
    • Išteklių valdymo planas
    • KomunikacijosTvarkymo planas
    • Suinteresuotųjų šalių dalyvavimasPlanas
  2. Projekto dokumentai
    • Pakeisti žurnalą
    • Problemų žurnalas
    • Išmoktų pamokų registracija
    • Kokybės ataskaita
    • Rizikos ataskaita
    • Suinteresuotųjų šalių registras
  3. Darbo rezultatų ataskaitos
  4. Įmonių aplinkos veiksniai
  5. Organizacinis proceso turtas
  1. Ryšių technologijos
  2. Bendravimo metodai
  3. Bendravimo įgūdžiai
    • Bendravimo kompetencija
    • Atsiliepimas
    • Neverbalinis
    • Pristatymai
  4. Projektų valdymo informacinė sistema
  5. Projektų ataskaitos
  6. Tarpasmeniniai ir komandos įgūdžiai
    • Aktyvus klausymas
    • Konfliktų valdymas
    • Kultūrinis sąmoningumas
    • Susitikimų valdymas
    • Tinklų kūrimas
    • Politinis supratimas
  7. Susitikimai
  1. Projektų komunikacija
  2. Projektų valdymo plano atnaujinimai
    • Komunikacijos valdymo planai
    • Suinteresuotųjų šalių įtraukimo planas
  3. Projekto dokumentų atnaujinimai
    • Problemų žurnalas
    • Išmoktų pamokų registracija
    • Projekto tvarkaraštis
    • Rizikos registras
    • Suinteresuotųjų šalių registras
  4. Organizacinio proceso turto atnaujinimai

3. Stebėkite ryšius

Monitoriaus ryšys yra galutinis komunikacijos valdymo žinių srities procesas. Šis procesas užtikrina, kad jį įgyvendinant bus patenkinti visi projekto ir susijusių suinteresuotųjų šalių poreikiai ir reikalavimai. Jis atliekamas visoje ir padeda optimizuoti informacijos srautą pagal komunikacijos valdymo ir suinteresuotųjų šalių įtraukimo planą.

Žemiau esančioje lentelėje pateikiamas įvairių įvesties, įrankių, metodų ir rezultatų, susijusių su galutiniu projekto komunikacijos valdymo procesu, sąrašas:

Įvestys Įrankiai ir metodai Rezultatai
  1. Projekto valdymo planas
    • Išteklių valdymo planas
    • Komunikacijos
      Tvarkymo planas
    • Suinteresuotųjų šalių dalyvavimas
      Planas
  2. Projekto dokumentai
    • Problemų žurnalas
    • Išmoktų pamokų registracija
    • Projektų komunikacija
  3. Darbo rezultatų ataskaitos
  4. Įmonių aplinkos veiksniai
  5. Organizacinis proceso turtas
  1. Eksperto sprendimas
  2. Projektų valdymo informacinė sistema
  3. Duomenų analizė
    • Suinteresuotųjų šalių įsitraukimo vertinimo matrica
  4. Tarpasmeniniai ir komandos įgūdžiai
    • Stebėjimas / pokalbis
  5. Susitikimai
  1. Informacija apie darbo našumą
  2. Pakeitimo užklausos
  3. Projektų valdymo plano atnaujinimai
    • Komunikacijos valdymo planai
    • Suinteresuotųjų šalių įtraukimo planas
  4. Projekto dokumentų atnaujinimai
    • Problemų žurnalas
    • Išmoktų pamokų registracija
    • Suinteresuotųjų šalių registras

Taigi, visa tai buvo susiję su projekto komunikacijos valdymu. Jei norite sužinoti daugiau apie projektų valdymo metodikos arba ,galite patikrinti mano ' taip pat.

Jei radote šį „Projekto komunikacijos valdymo“ straipsnį aktualų, patikrinkite sukūrė „Edureka“ - patikima internetinė mokymosi įmonė, turinti daugiau nei 250 000 patenkintų besimokančiųjų tinklą.

Turite mums klausimą? Prašau tai paminėti šio projekto komunikacijos valdymo straipsnio komentarų skyriuje ir mes su jumis susisieksime.